งบ AI รายปีควรเริ่มจากงานและผู้ใช้ที่มีความจำเป็น แล้วรวมค่าบริการ ค่าดำเนินการ และภาษีตามเอกสารที่ได้รับ พร้อมเผื่อการเปลี่ยนแปลงทีมตามเงื่อนไขจริง อย่าคำนวณจากยอดรายเดือนที่เห็นแล้วนำมาคูณโดยยังไม่ตรวจรอบเรียกเก็บ
งบ AI รายปีควรรวมอะไรบ้าง?
รวมค่าใช้จ่ายของรายการที่จะซื้อและงานภายในที่ต้องจัดการ เช่น เวลาเตรียมผู้ใช้ การสอนใช้งาน และการตรวจผลลัพธ์ แยกค่าใช้จ่ายที่ชำระให้ผู้ขายออกจากทรัพยากรที่บริษัทจัดเอง เพื่อให้ผู้อนุมัติมองเห็นขอบเขตโดยไม่ปะปน
BillAI ใช้รูปแบบบริการรายปี จึงควรตรวจยอดทั้งรอบและรายการแยกในใบเสนอราคา ดูข้อมูลปัจจุบันจากหน้าราคา แล้วให้ผู้รับผิดชอบยืนยันว่ารอบบริการสอดคล้องกับรอบงบประมาณของบริษัท
ควรเริ่มจากผู้ใช้จำนวนเท่าไร?
เริ่มจากกลุ่มที่มีงานชัดและมีผู้ตรวจคุณภาพผลลัพธ์ เช่น ทีมที่ต้องจัดทำร่างเอกสารเป็นประจำ ระบุรายชื่อผู้รับผิดชอบใช้งานแทนการซื้อเผื่อทุกตำแหน่งโดยยังไม่มีโจทย์ หากมีหลายฝ่าย ให้รวบรวมความต้องการด้วยแบบฟอร์มเดียวกันเพื่อเทียบเหตุผลได้
ตัวอย่างคำถามที่ควรถามผู้ขอใช้งาน ได้แก่ งานนี้เกิดบ่อยเพียงใด ใช้ข้อมูลประเภทไหน ใครตรวจงาน และต้องการผลลัพธ์แบบใด คำตอบเหล่านี้ทำให้บริษัทประเมินความจำเป็นได้ดีกว่าการดูว่าบริการใดกำลังได้รับความนิยม
จะประเมินความคุ้มค่าอย่างไร?
กำหนดเกณฑ์ก่อนซื้อ โดยดูทั้งเวลา คุณภาพ และงานแก้ไขเพิ่มเติม ใช้งานตัวอย่างที่ใกล้เคียงกันในการเทียบ และบันทึกขั้นตอนตรวจผลลัพธ์ด้วย เพราะร่างที่เสร็จเร็วแต่ต้องแก้มากอาจไม่ตอบโจทย์ทีม
- งานที่นำไปใช้เกิดขึ้นจริงตามที่เสนอหรือไม่
- ผู้ใช้ต้องแก้ผลลัพธ์ในประเด็นใดบ่อย
- มีงานใดที่ยังต้องใช้เครื่องมือหรือคนเฉพาะทาง
- สิทธิ์ที่ซื้อมีผู้รับผิดชอบและถูกนำไปใช้หรือไม่
ผลจากการทดลองภายในเป็นข้อมูลของบริษัทเอง ควรระบุขอบเขตเมื่อรายงาน ไม่ขยายผลเป็นตัวเลขประหยัดที่ยังไม่ได้วัดกับผู้ใช้จริง
ถ้าทีมเปลี่ยนระหว่างรอบต้องเตรียมอย่างไร?
ถามเงื่อนไขเพิ่มสิทธิ์ ลดสิทธิ์ และเปลี่ยนผู้ใช้ก่อนอนุมัติรอบแรก ให้ผู้ขายอธิบายผลต่อยอดชำระและวันสิ้นสุดบริการของรายการใหม่ การเพิ่มผู้ใช้อาจมีเงื่อนไขต่างจากการเปลี่ยนผู้ประสานงาน จึงไม่ควรใช้ข้อสรุปเดียวกัน
จัดทะเบียนว่าบริการใดอยู่กับทีมไหน ใครเป็นผู้อนุมัติ และใครดูแลรอบต่ออายุ เมื่อพนักงานเปลี่ยนหน้าที่ ให้ทบทวนทั้งสิทธิ์เข้าใช้และข้อมูลติดต่อ ไม่ปล่อยให้เอกสารหรือการแจ้งเตือนผูกกับคนที่ออกจากทีมแล้ว
ก่อนต่ออายุควรทบทวนอะไร?
ตรวจจำนวนผู้ใช้ งานที่ยังทำอยู่ เงื่อนไขบริการล่าสุด และยอดที่เสนอสำหรับรอบใหม่ ให้หัวหน้าทีมกับฝ่ายจัดซื้อเห็นข้อมูลเดียวกันก่อนยืนยัน ไม่ถือว่าแพ็กเกจหรือเงื่อนไขเดิมจะคงอยู่ตลอด
หากต้องการจัดงบผ่าน BillAI ให้ส่งโจทย์งานและรอบงบประมาณผ่านช่องทางติดต่อ พร้อมอ่านวิธีทำงาน เพื่อเตรียมผู้อนุมัติ ผู้ชำระ และผู้รับมอบให้ครบตั้งแต่ต้น