ใบเสนอราคา AI ที่ใช้อนุมัติในบริษัทควรอธิบายได้ว่าซื้อบริการใด จากใคร เพื่อผู้ใช้กลุ่มไหน และมีเงื่อนไขอะไร นอกจากยอดรวม ควรตรวจรอบบริการ สิทธิ์ที่ได้รับ การชำระเงิน และวิธีรับมอบให้ตรงกับคำขอของทีม
ใบเสนอราคา AI ต้องมีข้อมูลอะไร?
เริ่มตรวจชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อกับผู้ขาย เลขที่เอกสาร วันที่ และอายุใบเสนอราคา ให้ข้อมูลผู้ซื้อเป็นชุดที่ฝ่ายบัญชียืนยันแล้ว หากมีชื่อสาขาหรือรหัสอ้างอิงภายใน ต้องแจ้งก่อนออกเอกสารเพื่อลดการแก้กลับไปมา
รายการบริการควรระบุชื่อแพ็กเกจ จำนวนสิทธิ์ ระยะบริการ และขอบเขตการดูแลให้เข้าใจได้จากเอกสารเดียว ถ้าข้อความสั้นเกินไป ควรขอรายละเอียดแนบหรือให้ทีมงานยืนยันสิ่งที่รวมในบริการก่อนส่งอนุมัติ
ทำไมต้องตรวจชื่อผู้ขายกับผู้รับเงิน?
ชื่อแบรนด์ที่อยู่บนเว็บไซต์กับชื่อนิติบุคคลที่ออกเอกสารอาจมีบทบาทต่างกัน ผู้ซื้อจึงควรตรวจชื่อคู่ค้า ผู้ออกเอกสาร และบัญชีผู้รับเงินจากข้อมูลของรายการจริง ไม่ใช้ชื่อที่คุ้นเคยแทนกันเอง
หากบริษัทมีขั้นตอนขึ้นทะเบียนผู้ขาย ให้ส่งข้อกำหนดและแบบฟอร์มพร้อมคำขอใบเสนอราคา เมื่อพบข้อมูลไม่ตรง ให้ถามทีมงานก่อนชำระ การแก้ความเข้าใจเรื่องคู่ค้าตั้งแต่ต้นช่วยให้ฝ่ายการเงินตรวจรายการได้ต่อเนื่อง
ควรดูยอดและรอบบริการอย่างไร?
ดูค่าบริการ ค่าดำเนินการ และภาษีตามบรรทัดที่แสดงในเอกสาร สำหรับ BillAI ให้บริการรูปแบบรายปี ผู้อนุมัติจึงควรเห็นภาระค่าใช้จ่ายตลอดรอบ รวมถึงวิธีเริ่มนับบริการและเงื่อนไขต่ออายุ
ราคาปัจจุบันให้ดูจากหน้าราคาประกอบใบเสนอราคาที่ยังมีผล อย่ายึดภาพหน้าจอเก่าหรือยอดที่เพื่อนร่วมงานเคยซื้อเป็นเงื่อนไขของรายการใหม่ หากเปลี่ยนแพ็กเกจหรือจำนวนผู้ใช้ ให้ขอเอกสารที่สะท้อนรายการล่าสุด
มีคำถามใดที่ต้องตอบก่อนอนุมัติ?
- ลูกค้าได้รับสิทธิ์ใช้งานแบบใด และใครดูแลบัญชี
- ต้องส่งข้อมูลผู้ใช้ก่อนหรือหลังชำระ
- ขั้นตอนยืนยันเงินและส่งมอบเป็นอย่างไร
- หากเปลี่ยนผู้ใช้หรือเพิ่มสิทธิ์ ต้องแจ้งช่องทางไหน
- บริษัทต้องใช้ PO หรือเอกสารคู่ค้าเพิ่มเติมหรือไม่
ควรส่งคำถามเหล่านี้เป็นชุดเดียวให้ทีมงาน เพื่อให้คำตอบใช้ประกอบการอนุมัติได้ หากมีเงื่อนไขที่กระทบการใช้งาน เช่น วิธีเข้าใช้หรือข้อจำกัดการจัดการบัญชี ให้ผู้ใช้และ IT รับทราบก่อนฝ่ายการเงินชำระ
หลังอนุมัติควรส่งต่องานอย่างไร?
ให้การเงินใช้เลขอ้างอิงเดียวกับฝ่ายจัดซื้อ และให้ผู้ประสานงานรับข้อมูลส่งมอบจากรายการนั้น เก็บสำเนาที่อนุมัติแล้วไว้คู่กับหลักฐานชำระ เพื่อให้ตรวจได้ว่ารายการสุดท้ายตรงกับสิ่งที่บริษัทตกลง
หากต้องการใบเสนอราคาผ่าน BillAI เตรียมข้อมูลบริษัท รายการบริการ จำนวนผู้ใช้ และข้อกำหนดเอกสาร แล้วติดต่อทีมงาน ดูวิธีทำงานประกอบเพื่อให้ผู้ซื้อและผู้รับมอบรู้ขั้นตอนถัดไปตรงกัน