บริษัทสามารถซื้อบริการ ChatGPT ผ่าน BillAI โดยเริ่มจากให้บริษัทขอรายละเอียดบริการและเอกสารอนุมัติ แล้วชำระตามยอดที่ยืนยันสำหรับรายการนั้น BillAI จัดการจ่ายกับผู้ให้บริการตามรูปแบบบริการ จึงช่วยให้ขั้นตอนซื้อไม่ต้องอาศัยบัตรส่วนตัวของพนักงาน
จ่าย ChatGPT ไม่ใช้บัตรส่วนตัวต้องทำอย่างไร?
แจ้งชื่อบริการที่ต้องการ งานที่จะใช้ จำนวนผู้ใช้งาน และข้อมูลออกเอกสารให้ทีมงานตรวจ ก่อนให้ฝ่ายการเงินชำระ ควรมีใบเสนอราคาหรือข้อมูลรายการที่ระบุขอบเขตบริการและผู้รับเงินตรงกัน
- ให้ผู้ใช้ยืนยันบริการและรูปแบบสิทธิ์ที่ต้องการ
- ให้จัดซื้อตรวจคู่ค้า รายการ และรอบบริการ
- ให้บัญชีตรวจข้อมูลออกเอกสารและผู้รับเอกสาร
- ให้การเงินชำระผ่านช่องทางที่ยืนยันสำหรับรายการจริง
- ให้ผู้ประสานงานติดตามการยืนยันเงินและการส่งมอบ
บริษัทต้องเตรียมข้อมูลชำระเงินอะไร?
เตรียมยอดตามเอกสาร หมายเลขอ้างอิง และข้อมูลผู้รับเงินให้ครบ ตรวจชื่อบัญชีก่อนโอน และใช้ขั้นตอนแจ้งชำระที่แสดงในหน้ารายการ หากมีหลายรายการ ควรแจ้งให้ทีมงานตรวจวิธีอ้างอิงยอดก่อนดำเนินการ เพื่อไม่ให้หลักฐานไปอยู่ผิดรายการ
การมีสลิปแสดงว่ามีหลักฐานการทำรายการ แต่สถานะยืนยันเงินต้องเป็นไปตามการตรวจสอบของผู้ขาย จึงควรติดตามสถานะจากรายการซื้อ ไม่ถือว่าการแนบหลักฐานเพียงอย่างเดียวเท่ากับได้รับสิทธิ์ใช้งานแล้ว
ต่างจากให้พนักงานออกเงินก่อนอย่างไร?
เมื่อพนักงานใช้บัตรส่วนตัว ฝ่ายบริษัทต้องตามเรื่องผู้ถือบัตร การเบิกจ่าย และการต่ออายุเมื่อเจ้าของบัตรเปลี่ยนหน้าที่ การจัดซื้อผ่านผู้ประสานงานกลางช่วยให้ข้อมูลผู้ใช้ เอกสาร และผู้ชำระอยู่ในกระบวนการบริษัทตั้งแต่ต้น
อย่างไรก็ดี รูปแบบนี้มีค่าดำเนินการและเงื่อนไขบริการที่ต้องตรวจร่วมด้วย ควรดูยอดทั้งรอบจากหน้าราคาและใบเสนอราคาจริง แล้วเทียบกับภาระงานที่บริษัทต้องจัดการ ไม่ควรตัดสินจากยอดตั้งต้นของผู้ให้บริการอย่างเดียว
ต้องตกลงเรื่องบัญชีก่อนชำระอะไรบ้าง?
ถามให้ชัดว่าใช้บัญชีหรือพื้นที่ทำงานรูปแบบใด ใครดูแลช่องทางเข้าใช้ เปลี่ยนผู้ใช้ได้อย่างไร และเมื่อสิ้นสุดบริการต้องจัดการข้อมูลอย่างไร การให้บริษัทชำระค่าบริการไม่ได้แปลว่าจะได้รับกรรมสิทธิ์บัญชีของผู้ให้บริการทุกกรณี
สำหรับ BillAI ให้ยึดเงื่อนไขสิทธิ์ใช้งานและคู่มือส่งมอบของรายการที่ซื้อ หากทีมต้องการสิทธิ์ผู้ดูแลหรือมีข้อกำหนดให้ใช้อีเมลองค์กรของตนเอง ควรแจ้งก่อนให้ทีมงานเสนอรูปแบบบริการ
เริ่มต้นให้ผู้ซื้อและผู้ใช้เข้าใจตรงกันอย่างไร?
ให้ผู้ประสานงานส่งข้อมูลสรุปชุดเดียว ได้แก่ บริการที่ขอ ผู้ใช้ ผู้อนุมัติ ผู้ชำระ และผู้รับเอกสาร พร้อมแจ้งวันที่ต้องการเริ่มใช้เป็นข้อมูลประกอบ โดยให้ทีมงานยืนยันกำหนดส่งมอบที่ทำได้จริง
ดูขั้นตอนบริการหรือติดต่อ BillAIเพื่อขอรายละเอียดก่อนเสนออนุมัติ แล้วเก็บข้อมูลส่งมอบและรอบต่ออายุไว้กับเอกสารจัดซื้อของบริษัท