ควรขออนุมัติก่อนซื้อหรือไม่?
ควรตรวจระเบียบและผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนชำระ โดยแจ้งบริการที่ต้องการ งานที่จะใช้ ผู้ใช้งาน และรอบบริการ การที่พนักงานชำระเองไปแล้วไม่ได้ยืนยันว่าบริษัทจะรับเบิกตามรายการนั้นเสมอ
- ขอรายการเอกสารจากฝ่ายบัญชี
- ให้ผู้อนุมัติรับทราบขอบเขตและรอบบริการ
- ตรวจข้อมูลบริษัทที่จะใช้บนเอกสาร
- เก็บเอกสารผู้ขายและหลักฐานชำระเข้ารายการเดียวกัน
เอกสารที่มีใช้ได้ครบหรือยัง?
ให้ฝ่ายบัญชีตรวจตามประเภทธุรกรรมจริง ไม่สรุปจากชื่อบริการเพียงอย่างเดียว ใบเสนอราคา หลักฐานชำระ และเอกสารภาษีมีหน้าที่ต่างกัน จึงควรถามให้ชัดว่าต้องรับเอกสารใดเพิ่มและใครเป็นผู้ออก
หากยังไม่ได้ซื้อ บริษัทอาจจัดซื้อโดยตรงตามขั้นตอนภายในแทนการให้พนักงานสำรองเงิน ส่งข้อมูลบริษัทและข้อกำหนดเอกสารให้ BillAI ยืนยันก่อนตัดสินใจ
ดูวิธีทำงานและติดต่อทีมงานพร้อมรายการเอกสารที่บัญชีต้องใช้ เพื่อเตรียมข้อมูลให้ผู้อนุมัติและผู้ชำระตรวจชุดเดียวกัน