เอกสารนี้มีหน้าที่อะไร?
PO หรือใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่บริษัทใช้ระบุรายการและเงื่อนไขสั่งซื้อภายในกระบวนการจัดซื้อ จึงควรตรวจว่าตรงกับข้อมูลที่ผู้ขายได้รับยืนยันหรือไม่ ไม่ถือว่าการส่งเอกสารทำให้เกิดเงื่อนไขเครดิตหรือกำหนดส่งมอบใหม่โดยอัตโนมัติ
หลังส่งใบสั่งซื้อควรทำอะไร?
- ให้ผู้ประสานงานตรวจว่ารายการและข้อมูลบริษัทตรงกัน
- ให้การเงินตรวจเงื่อนไขและช่องทางชำระ
- ชำระพร้อมระบุเลขอ้างอิงที่ได้รับแจ้ง
- ส่งหลักฐานตามขั้นตอนของรายการ
- ติดตามสถานะตรวจเงินและข้อมูลรับมอบ
การแนบสลิปกับเอกสารสั่งซื้อมีวัตถุประสงค์ต่างกัน ควรส่งในส่วนที่ระบบหรือทีมงานกำหนด เพื่อให้ผู้ตรวจเข้าใจว่าไฟล์ใดเป็นเอกสารประกอบและไฟล์ใดเป็นหลักฐานการจ่าย
ถ้าบริษัทมีเงื่อนไขเครดิตต้องแจ้งเมื่อไร?
แจ้งตั้งแต่ขอรายละเอียดให้ทีมงานตรวจและตอบเป็นรายกรณี ไม่อาศัยข้อความบนเอกสารของผู้ซื้อฝ่ายเดียวแทนข้อตกลง หากมีส่วนใดยังไม่ตรงกัน ให้ยืนยันก่อนอนุมัติภายในหรือให้การเงินดำเนินการ
ดูวิธีทำงาน หรือติดต่อทีมงานพร้อมหมายเลขรายการและข้อกำหนดจัดซื้อของบริษัท