เอกสารจัดซื้อ AI ที่ควรเตรียมประกอบด้วยคำขอใช้งาน รายละเอียดบริการ ใบเสนอราคา ข้อมูลคู่ค้า หลักฐานการอนุมัติ เอกสารชำระเงิน และข้อมูลรับมอบ โดยตรวจรายการบังคับกับระเบียบจัดซื้อของบริษัทก่อนส่งคำขอ

เอกสารจัดซื้อ AI มีอะไรบ้าง?

แบ่งเป็นชุดก่อนอนุมัติและชุดหลังดำเนินการ ชุดแรกช่วยให้ตัดสินใจได้ว่าซื้ออะไร เพื่อใคร และใช้งบจากส่วนไหน ชุดหลังช่วยตรวจว่ารายการที่จ่ายและส่งมอบตรงกับข้อตกลงหรือไม่ ไม่จำเป็นต้องเพิ่มแบบฟอร์มใหม่ทุกขั้น หากระบบภายในเก็บข้อมูลเหล่านี้ได้อยู่แล้ว

ช่วงงานข้อมูลที่ควรมีผู้ตรวจหลัก
ขออนุมัติโจทย์งาน ผู้ใช้ งบประมาณที่ขอหัวหน้าทีม
จัดซื้อรายการบริการ ใบเสนอราคา ข้อมูลคู่ค้าฝ่ายจัดซื้อ
ชำระยอดชำระ ผู้รับเงิน เลขอ้างอิงการเงิน
รับมอบผู้ได้รับสิทธิ์ วิธีเข้าใช้ ช่องทางช่วยเหลือผู้ประสานงานและ IT
เก็บเอกสารเอกสารจากผู้ขายและหลักฐานรายการบัญชี

ใครควรระบุความต้องการก่อน?

ทีมผู้ใช้ควรเขียนงานตัวอย่างและผลลัพธ์ที่คาดหวัง เช่น ต้องการร่างข้อความแล้วให้ผู้รับผิดชอบตรวจ หรือสรุปเอกสารเพื่อเตรียมประชุม ข้อมูลนี้ทำให้ฝ่ายจัดซื้อเทียบรายการบริการได้ตรงงาน แทนการเทียบเฉพาะชื่อแพ็กเกจ

ฝ่าย IT ควรช่วยตรวจวิธีเข้าใช้ ผู้ดูแลสิทธิ์ และประเภทข้อมูลที่อนุญาตให้ใช้ ส่วนฝ่ายบัญชีตรวจรายละเอียดนิติบุคคลและเอกสารที่ต้องรับ การให้ทุกฝ่ายเห็นข้อมูลก่อนอนุมัติช่วยลดการย้อนแก้รายการหลังชำระ

ใบเสนอราคาควรอ่านตรงไหนเป็นพิเศษ?

ดูชื่อผู้ขาย ชื่อผู้ซื้อ รายการบริการ จำนวนสิทธิ์ รอบบริการ อายุเอกสาร และเงื่อนไขชำระเงินให้ครบ อย่าใช้ชื่อแบรนด์เพียงอย่างเดียวตัดสินว่าใครเป็นคู่ค้า ชื่อผู้รับเงินและผู้ออกเอกสารต้องตรวจจากเอกสารของรายการจริง

หากบริษัทใช้ใบสั่งซื้อหรือ PO ให้แจ้งตั้งแต่ต้นว่าเอกสารนี้มีไว้ยืนยันขั้นตอนใด และยังต้องชำระตามเงื่อนไขใดต่อ การส่ง PO ไม่ควรถูกตีความเองว่าเป็นการชำระเงินหรือการอนุมัติเครดิต

หลังรับมอบควรเก็บหลักฐานอะไร?

บันทึกว่าบริการใดส่งมอบให้ใคร เมื่อใด และมีเงื่อนไขใช้งานอย่างไร ให้ผู้ใช้ทดลองเข้าใช้ตามคู่มือแล้วแจ้งผลกับผู้ประสานงาน เก็บเลขอ้างอิงที่เชื่อมกับเอกสารซื้อไว้ด้วย เพื่อให้ตามเรื่องต่อได้เมื่อพบปัญหา

เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลการเงินควรเก็บในพื้นที่ที่กำหนดสิทธิ์ หลีกเลี่ยงส่งสำเนาทั้งชุดลงห้องสนทนาที่มีคนไม่เกี่ยวข้อง หากต้องส่งหลักฐานให้ผู้ขาย ให้ใช้ช่องทางที่ระบุสำหรับรายการนั้น

เริ่มจัดซื้อผ่าน BillAI อย่างไร?

เตรียมข้อมูลบริษัท รายการบริการ จำนวนผู้ใช้ และข้อกำหนดเอกสารภายใน แล้วติดต่อทีมงานเพื่อขอรายละเอียด BillAI ใช้รูปแบบบริการรายปี จึงควรระบุรอบงบประมาณและผู้รับผิดชอบต่ออายุพร้อมคำขอ

ดูวิธีทำงานและคำถามที่พบบ่อยประกอบก่อนอนุมัติ การมีชุดข้อมูลเดียวที่ทุกฝ่ายอ้างอิงร่วมกันช่วยให้ผู้ซื้อ ผู้ใช้ และบัญชีตรวจสถานะได้ต่อเนื่อง