จัดการผู้ใช้ AI ควรบันทึกว่าใครได้รับสิทธิ์ ใครดูแลการเข้าใช้ และใครประสานผู้ขาย เมื่อพนักงานเปลี่ยนหน้าที่หรือลาออก ให้ตรวจข้อมูลที่ต้องส่งต่อและเปลี่ยนสิทธิ์ผ่านขั้นตอนที่ได้รับยืนยันก่อนมอบหมายให้คนใหม่
จัดการผู้ใช้ AI ต้องมีทะเบียนอะไร?
ทะเบียนควรมีบริการและแพ็กเกจ ทีมที่รับผิดชอบ ผู้ใช้ปัจจุบัน ผู้อนุมัติ ผู้ประสานงาน และรอบทบทวนสิทธิ์ ระบุหมายเลขรายการที่เชื่อมกับเอกสารจัดซื้อ เพื่อให้ตามข้อมูลได้โดยไม่ต้องค้นจากข้อความสนทนาของพนักงานแต่ละคน
ไม่ควรใส่รหัสผ่านหรือรหัสเข้าใช้ชั่วคราวในทะเบียนที่เปิดกว้าง ข้อมูลทะเบียนมีไว้บอกผู้รับผิดชอบและช่องทางดำเนินการ ส่วนข้อมูลยืนยันตัวตนต้องจัดการตามวิธีที่บริษัทและบริการกำหนด
เมื่อพนักงานลาออกต้องตรวจอะไรก่อน?
ตรวจว่าพนักงานคนนั้นใช้บริการใด มีงานหรือเอกสารที่ต้องส่งต่อหรือไม่ และมีช่องทางติดต่อที่ยังผูกกับเขาอยู่หรือไม่ ให้ผู้รับผิดชอบข้อมูลยืนยันสิ่งที่เก็บหรือส่งต่อได้ ไม่คัดลอกบทสนทนาหรือไฟล์ทุกอย่างโดยไม่มีขอบเขต
จากนั้นตรวจเงื่อนไขเปลี่ยนผู้ใช้ของบริการที่ซื้อ วิธีดำเนินการอาจต่างกันระหว่างบัญชีที่บริษัทบริหารเองกับสิทธิ์ที่ผู้ขายดูแล อย่าแก้อีเมลหรือข้อมูลกู้คืนเองโดยยังไม่รู้ผลต่อการเข้าถึงและการช่วยเหลือ
ส่งต่องานให้คนใหม่อย่างไร?
- ระบุงานที่ต้องรับช่วงและผู้อนุมัติการส่งต่อ
- ตรวจเอกสารหรือผลลัพธ์ที่บริษัทต้องเก็บ
- แจ้งเปลี่ยนผู้ใช้ผ่านช่องทางที่กำหนด
- ให้ผู้ใช้ใหม่รับคู่มือและตรวจการเข้าใช้งาน
- อัปเดตทะเบียนสิทธิ์และผู้ประสานงาน
ควรแยกการส่งต่อผลงานออกจากการส่งต่อสิทธิ์เข้าใช้ ผู้ใช้ใหม่อาจต้องเข้าถึงเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวกับหน้าที่ ไม่จำเป็นต้องได้รับข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ใช้เดิมเคยทำ
ถ้าบัญชีดูแลโดย BillAI ควรทำอย่างไร?
ให้ผู้ประสานงานติดต่อทีมงานพร้อมหมายเลขอ้างอิงรายการ ผู้ใช้เดิม ผู้ใช้ใหม่ และวันที่ต้องการเปลี่ยน โดยส่งเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น ให้ทีมงานยืนยันขั้นตอนและเงื่อนไขของรายการก่อนดำเนินการ
ลูกค้าได้รับสิทธิ์ใช้งานตามขอบเขตบริการ การเปลี่ยนคนใช้งานจึงไม่ควรถูกตีความว่าเป็นการโอนกรรมสิทธิ์บัญชี หากต้องการเปลี่ยนผู้รับเอกสารหรือผู้อนุมัติด้วย ควรแจ้งแยกให้ครบ ไม่ถือว่าการเปลี่ยนผู้ใช้ทำให้ข้อมูลบริษัทส่วนอื่นเปลี่ยนตามทั้งหมด
ควรทบทวนสิทธิ์เมื่อใด?
ทบทวนเมื่อมีคนเข้าใหม่ ย้ายทีม ออกจากงาน หรือก่อนต่ออายุบริการ ให้หัวหน้าทีมยืนยันว่าผู้มีสิทธิ์ยังมีงานรองรับ และให้ฝ่ายจัดซื้อตรวจว่าจำนวนสิทธิ์รอบใหม่ตรงความจำเป็น
อ่านคำถามที่พบบ่อยและวิธีทำงานประกอบ แล้วกำหนดผู้ประสานงานสำรองไว้ในบริษัท การมีคนดูแลต่อเนื่องช่วยให้ตามเรื่องการเข้าใช้ เอกสาร และการต่ออายุได้แม้ทีมเปลี่ยนคน